Agencia de viajes para empresas
Somos la agencia de viajes corporativos que se encarga de todo: vuelos, hoteles, trenes y transporte, cambios de última hora, incidencias y una única factura al final del mes. Tu equipo viaja; nosotros nos ocupamos de la gestión de viajes de empresa.
- Asesor asignado, no un call center
- Soporte durante el viaje
- Facturación centralizada
- Reporting de gasto por centro de coste
1
Un solo interlocutor para todos los viajes de tu empresa.
<2 h
Tiempo objetivo de respuesta a una solicitud en horario laboral.
24/7
Canal de emergencias mientras tu equipo está fuera.
100 %
Del gasto trazado y desglosado en el informe mensual.
Gestión de viajes corporativos de principio a fin
Organizar un viaje de trabajo parece sencillo hasta que son veinte al mes. Alguien de tu equipo acaba comparando tarifas a las once de la noche, otro adelanta el hotel con su tarjeta personal, un vuelo se cancela un viernes y las facturas llegan de siete proveedores distintos. El coste real no es solo lo que se paga: son las horas que se van en gestionarlo.
En Ótravel nos hacemos cargo del ciclo completo. Buscamos y reservamos vuelos, hoteles, trenes, alquiler de coche y traslados; aplicamos vuestra política de viaje; gestionamos los cambios y las cancelaciones; damos soporte si algo se tuerce a mitad de trayecto; y cerramos el mes con una factura única y un informe de gasto que puedes llevar directamente a contabilidad.
01
Solicitud
Tu equipo pide el viaje por correo, teléfono o WhatsApp. Sin formularios internos ni fichas que rellenar.
02
Te enviamos opciones que ya cumplen vuestra política de viaje, con el precio final y las condiciones de cambio claras.
03
Confirmamos vuelos, hoteles, trenes y traslados, emitimos los billetes y enviamos toda la documentación al viajero.
04
Retrasos, cancelaciones, una reunión que se alarga: reprogramamos sobre la marcha con el viajero, no con un formulario.
05
Cierre
Factura única mensual, desglose por viajero, proyecto o centro de coste, y reporting para tomar decisiones.
Todo lo que tu empresa necesita para gestionar sus viajes
Puedes contratarlo todo o solo la parte que ahora mismo te está costando tiempo. Nos adaptamos a cómo trabajáis, no al revés.
Un único punto de contacto para todo lo que se mueve: aéreo, ferroviario, hotel, rent a car y traslados.
- Vuelos nacionales e internacionales, con tarifas flexibles cuando hacen falta
- Hoteles con tarifas negociadas y facturación a empresa
- AVE y larga distancia, alquiler de vehículo y transfers
Definimos contigo las reglas y las aplicamos en cada reserva, para que nadie tenga que vigilarlas manualmente.
- Límites de gasto por categoría, destino o perfil
- Clases permitidas, antelación mínima y proveedores preferentes
- Circuito de aprobación previa cuando una petición se sale de la norma
Comparamos, negociamos y te enseñamos dónde se está yendo el presupuesto y qué se puede recortar sin empeorar el viaje.
- Tarifas corporativas y acuerdos con aerolíneas y cadenas
- Recuperación y reutilización de billetes no volados
- Revisión periódica de desviaciones frente a lo presupuestado
Una persona que conoce la reserva, con nombre y apellidos, disponible antes, durante y después del viaje.
- Asesor asignado a tu cuenta y canal directo por WhatsApp o teléfono
- Servicio de emergencias fuera de horario de oficina
- Reprotección inmediata ante cancelaciones y huelgas
Una factura al mes en lugar de cuarenta tickets sueltos, y datos con los que de verdad se puede decidir.
- Factura única mensual con desglose por viajero y centro de coste
- Informes de gasto por proyecto, cliente, destino o departamento
- Exportación en formato compatible con tu ERP o contabilidad
Herramientas de reserva y control cuando aportan, y una persona al teléfono cuando la tecnología no basta.
- Plataforma de autorreserva con tu política ya configurada
- Panel de gasto y consumo actualizado
- Localización de viajeros y avisos de seguridad por destino
¿Por qué externalizar la gestión de viajes de empresa?
En la mayoría de empresas los viajes no los gestiona un departamento de viajes: los gestiona quien puede. Administración, la asistente de dirección, el propio comercial que va a viajar. Funciona hasta que el volumen crece y esas horas empiezan a notarse en tareas que sí generan negocio.
El outsourcing de viajes de empresa consiste en delegar ese trabajo en una agencia especializada que ya tiene los acuerdos, las herramientas y el equipo. No pierdes control: lo ganas, porque por primera vez ves todo el gasto en un solo sitio.
Recuperas horas de tu equipo
Buscar vuelos, comparar hoteles, reprogramar cambios y perseguir facturas se come fácilmente varias horas por viaje. Multiplícalo por los viajes que hace tu empresa al mes y tienes el verdadero coste de gestionarlo internamente. Esas horas vuelven a tu equipo el día que dejas de hacerlo tú.
Negociación que no tendrías por tu cuenta
Una agencia de viajes corporativos agrega el volumen de muchas empresas y accede a tarifas, condiciones de flexibilidad y ventajas que no están disponibles reservando de forma suelta en un buscador.
Menos carga administrativa
Una factura en lugar de decenas de justificantes, menos anticipos con tarjeta personal, menos notas de gasto por revisar y un cierre mensual que deja de ser un problema recurrente.
Gestionándolo internamente
- Horas de tu equipo dedicadas a comparar y reservar
- Gasto repartido entre tarjetas, webs y proveedores
- Política de viaje que existe en un PDF y poco más
- Incidencias resueltas por el propio viajero, a su manera
- Cierre contable a base de tickets y notas de gasto
Con Ótravel gestionando tus viajes
- Tu equipo pide el viaje y sigue con lo suyo
- Todo el gasto centralizado y trazable
- Política aplicada de forma automática en cada reserva
- Incidencias resueltas por quien conoce la reserva
- Factura única mensual e informe listo para contabilidad
Tu Travel Management Company en España
Una travel management company —TMC, o gestora de viajes corporativos— no es lo mismo que la agencia de la esquina que te vende un paquete a Punta Cana. Una agencia tradicional te reserva un viaje. Una TMC gestiona el programa de viajes de tu empresa: las reglas, el gasto, los proveedores, la seguridad de quien viaja y los datos que necesitas para decidir el año que viene.
Trabajamos como TMC para empresas de toda España, con la ventaja de ser un equipo pequeño y accesible: hablas siempre con la misma persona, no con el departamento que le toque ese día. Grande en acuerdos y herramientas, cercano en el trato.
Agencia de viajes tradicional
- Reserva viaje a viaje, sin visión de conjunto
- Horario comercial y poco más
- Sin política de viaje ni control de gasto
- Factura por reserva
- Sin datos ni informes que puedas analizar
Travel Management Company
- Gestiona el programa completo de viajes de la empresa
- Asistencia también fuera de horario, mientras se viaja
- Aplica tu política y optimiza el coste por viaje
- Facturación centralizada y conciliación mensual
- Reporting, deber de protección y control de riesgos
¿Por qué elegir nuestra agencia de viajes corporativos?
No vamos a decirte que somos la mejor agencia de viajes para empresas. Preferimos contarte qué hacemos distinto y que lo juzgues tú.
01
Una persona asignada a tu cuenta que conoce cómo viaja tu equipo, qué aerolínea prefiere tu director comercial y en qué hotel de Bilbao os quedáis siempre. Sin repetir el contexto cada vez.
02
El valor de una agencia se ve cuando algo se rompe. Vuelo cancelado, huelga, un cliente que adelanta la reunión: reprogramamos con el viajero, en el momento, sin que tenga que apañárselas solo en una terminal.
03
Comparamos, negociamos, recuperamos billetes no volados y revisamos contigo las desviaciones. El objetivo no es la tarifa más barata: es el mejor coste total para el viaje que tu empresa necesita hacer.
04
Plataforma de autorreserva con vuestra política ya configurada para lo rutinario, y una persona al teléfono para todo lo que una herramienta no sabe resolver. Ni todo automático ni todo manual.
05
Informes por viajero, proyecto, cliente o centro de coste, en un formato que puedes llevar directamente a dirección o a contabilidad sin tener que rehacerlo en una hoja de cálculo.
06
Sabemos la diferencia entre un viaje de ocio y uno de trabajo: la tarifa flexible que sale a cuenta, el hotel que factura a empresa sin discutir y el vuelo que permite volver el mismo día.
07
Desde un AVE Girona–Madrid hasta una ruta con tres escalas y visado. Trabajamos con proveedores y corresponsales en todo el mundo, con las mismas condiciones y el mismo interlocutor.
08
Nos encargamos del cambio: recogemos vuestras tarifas y acuerdos actuales, configuramos la política y acompañamos al equipo las primeras semanas hasta que todo funciona solo.
Agencia de viajes de negocios: precios y modelo de servicio
No publicamos una tarifa cerrada porque sería mentir: no cuesta lo mismo gestionar diez viajes nacionales al año que doscientos internacionales con visados y aprobaciones. Lo que sí podemos hacer es explicarte cómo se calcula, qué modelos existen y qué esperar de cada uno, para que puedas comparar propuestas con criterio.
Fee por servicio
Pagas un importe fijo por cada gestión: una emisión de billete, una reserva de hotel, un cambio. Sin cuotas mensuales.
- Ideal si el volumen es irregular o estacional
- Coste totalmente proporcional al uso
- Transparente: sabes qué pagas por cada gestión
El más habitual
Un importe fijo al mes que cubre un volumen acordado de gestiones y el servicio completo de la cuenta.
- Para empresas con volumen alto y estable
- Coste previsible para presupuestar el año
- Suele incluir reporting ampliado y revisión periódica
Una parte del servicio se remunera vía comisión de proveedor y otra mediante fee, ajustando el coste visible para la empresa.
- Útil cuando hay mucho hotel y poco aéreo
- Reduce el coste directo de gestión
- Te explicamos siempre de dónde sale cada euro
De qué depende el coste
- El número de viajes al mes o al año y cuántos viajeros los hacen
- La proporción entre nacional e internacional y la complejidad de las rutas
- Cuántos cambios y cancelaciones genera vuestro tipo de actividad
- El nivel de reporting y la frecuencia de las revisiones de gasto
- Si hay que cubrir emergencias 24/7 o basta con horario de oficina ampliado
- Si necesitáis plataforma de autorreserva, aprobaciones o integración con el ERP
Cómo preparamos tu propuesta
01
Volumen aproximado, destinos, quién decide y qué os está costando más tiempo hoy.
02
Si nos lo facilitas, revisamos un histórico reciente para ver dónde hay margen real.
03
Con el alcance del servicio, el modelo de remuneración y el coste estimado por escrito.
04
Afinamos lo que haga falta y planificamos la transición sin cortar la operativa.
Preguntas frecuentes sobre viajes corporativos
¿Qué hace una agencia de viajes para empresas?
Se encarga de organizar y gestionar todos los desplazamientos profesionales de una empresa: buscar y reservar vuelos, hoteles, trenes, traslados y alquiler de vehículo, aplicar la política de viaje, resolver cambios e incidencias mientras el empleado está fuera y centralizar la facturación. A diferencia de reservar por tu cuenta, una agencia corporativa asume la gestión completa y aporta control del gasto, datos y una persona responsable de la cuenta.
¿Qué ventajas tiene contratar una agencia de viajes corporativos?
Las principales son cuatro: ahorro de tiempo para el equipo que hoy reserva los viajes, acceso a tarifas y condiciones negociadas que no están disponibles reservando de forma suelta, control real del gasto gracias a la facturación centralizada y el reporting, y asistencia cuando algo falla durante el viaje. A partir de cierto volumen, lo que se ahorra en horas de gestión y en incidencias mal resueltas suele superar el coste del servicio.
¿Cuánto cuesta una agencia de viajes de negocios?
Depende del modelo de servicio y del volumen. Los tres esquemas más habituales son un fee fijo por gestión (emisión, reserva o cambio), una cuota mensual que cubre un volumen acordado, o un modelo mixto en el que parte del servicio se remunera vía comisión de proveedor. El coste final varía según el número de viajes, la proporción de internacional, cuántos cambios generáis y si necesitáis plataforma de autorreserva o soporte 24/7. Te preparamos una propuesta cerrada y sin compromiso con tus datos reales.
¿Qué es una Travel Management Company?
Una Travel Management Company (TMC) es una agencia especializada en gestionar el programa de viajes de una empresa, no solo en venderle reservas sueltas. Además de reservar, define y aplica la política de viaje, negocia con proveedores, controla y reporta el gasto, da asistencia al viajero durante el trayecto y asume la responsabilidad de saber dónde está cada empleado desplazado. En español se la llama también gestora de viajes corporativos.
¿Cómo se puede reducir el coste de los viajes de empresa?
Con una combinación de cosas poco espectaculares que sumadas se notan: reservar con más antelación, tener una política de viaje que se cumpla de verdad, concentrar el volumen en menos proveedores para negociar mejor, elegir la tarifa flexible solo cuando compensa, recuperar los billetes no volados y revisar cada trimestre en qué se está desviando el gasto. La parte difícil no es saberlo, es aplicarlo de forma sistemática en cada reserva: eso es justo lo que hace una TMC.
¿Qué diferencia hay entre una agencia de viajes y una TMC?
Una agencia de viajes tradicional trabaja viaje a viaje: le pides una reserva y te la gestiona. Una TMC trabaja sobre el programa completo de la empresa: reglas de gasto, proveedores preferentes, aprobaciones, seguridad del viajero, facturación única y datos para decidir. La diferencia práctica es que la agencia responde a peticiones y la TMC gestiona un servicio continuado con una persona asignada y objetivos de ahorro.
¿Cómo solicitar un presupuesto para gestionar los viajes de una empresa?
Rellena el formulario de esta página con los datos de tu empresa, el número aproximado de viajeros, la frecuencia de los viajes y los destinos habituales; también puedes llamarnos o escribirnos por WhatsApp. Te contactará una persona del equipo para entender cómo viajáis y, si nos facilitas un histórico reciente de gasto, podremos ser mucho más precisos. La propuesta se envía por escrito, sin coste y sin compromiso.