Agència de viatges per a empreses
Som l’agència de viatges corporatius que s’encarrega de tot: vols, hotels, trens i transport, canvis d’última hora, incidències i una única factura al final del mes. El teu equip viatja; nosaltres ens ocupem de la gestió de viatges d’empresa.
- Assessor assignat, no un call center
- Suport durant el viatge
- Facturació centralitzada
- Reporting de despesa per centre de cost
1
Un sol interlocutor per a tots els viatges de la teva empresa.
<2 h
Temps objectiu de resposta a una sol·licitud en horari laboral.
24/7
Canal d’emergències mentre el teu equip és fora.
100 %
De la despesa traçada i desglossada a l’informe mensual.
Gestió de viatges corporatius de principi a fi
Organitzar un viatge de feina sembla senzill fins que són vint al mes. Algú del teu equip acaba comparant tarifes a les onze de la nit, un altre avança l’hotel amb la targeta personal, un vol es cancel·la un divendres i les factures arriben de set proveïdors diferents. El cost real no és només el que es paga: són les hores que se’n van a gestionar-lo.
A Ótravel ens fem càrrec del cicle complet. Busquem i reservem vols, hotels, trens, lloguer de cotxe i trasllats; apliquem la vostra política de viatge; gestionem els canvis i les cancel·lacions; donem suport si alguna cosa es torça a meitat de trajecte; i tanquem el mes amb una factura única i un informe de despesa que pots portar directament a comptabilitat.
01
Sol·licitud
El teu equip demana el viatge per correu, telèfon o WhatsApp. Sense formularis interns ni fitxes per emplenar.
02
T’enviem opcions que ja compleixen la vostra política de viatge, amb el preu final i les condicions de canvi clares.
03
Confirmem vols, hotels, trens i trasllats, emetem els bitllets i enviem tota la documentació al viatger.
04
Retards, cancel·lacions, una reunió que s’allarga: reprogramem sobre la marxa amb el viatger, no amb un formulari.
05
Tancament
Factura única mensual, desglossament per viatger, projecte o centre de cost, i reporting per prendre decisions.
Tot allò que la teva empresa necessita per gestionar els seus viatges
Pots contractar-ho tot o només la part que ara mateix t’està costant temps. Ens adaptem a com treballeu, no al revés.
Un únic punt de contacte per a tot allò que es mou: aeri, ferroviari, hotel, rent a car i trasllats.
- Vols nacionals i internacionals, amb tarifes flexibles quan calen
- Hotels amb tarifes negociades i facturació a empresa
- AVE i llarga distància, lloguer de vehicle i transfers
Definim amb tu les regles i les apliquem a cada reserva, perquè ningú les hagi de vigilar manualment.
- Límits de despesa per categoria, destinació o perfil
- Classes permeses, antelació mínima i proveïdors preferents
- Circuit d'aprovació prèvia quan una petició surt de la norma
Comparem, negociem i t’ensenyem on s’està anant el pressupost i què es pot retallar sense empitjorar el viatge.
- Tarifes corporatives i acords amb aerolínies i cadenes
- Recuperació i reutilització de bitllets no volats
- Revisió periòdica de desviacions davant del pressupostat
Una persona que coneix la reserva, amb nom i cognoms, disponible abans, durant i després del viatge.
- Assessor assignat al teu compte i canal directe per WhatsApp o telèfon
- Servei d'emergències fora d'horari d'oficina
- Reprotecció immediata davant de cancel·lacions i vagues
Una factura al mes en lloc de quaranta tiquets solts, i dades amb què de debò es pot decidir.
- Factura única mensual amb desglossament per viatger i centre de cost
- Informes de despesa per projecte, client, destinació o departament
- Exportació en format compatible amb el teu ERP o comptabilitat
Eines de reserva i control quan aporten, i una persona al telèfon quan amb la tecnologia no n’hi ha prou.
- Plataforma d'autorreserva amb la teva política ja configurada
- Panell de despesa i consum actualitzat
- Localització de viatgers i avisos de seguretat per destinació
Per què externalitzar la gestió de viatges dempresa?
A la majoria d’empreses els viatges no els gestiona un departament de viatges: els gestiona qui pot. Administració, l’assistent de direcció, el mateix comercial que viatjarà. Funciona fins que el volum creix i aquestes hores comencen a notar-se en tasques que sí que generen negoci.
L’outsourcing de viatges d’empresa consisteix a delegar aquesta feina en una agència especialitzada que ja té els acords, les eines i l’equip. No perds control: ho guanyes, perquè per primera vegada veus tota la despesa en un sol lloc.
Recuperes hores del teu equip
Buscar vols, comparar hotels, reprogramar canvis i perseguir factures es menja fàcilment diverses hores per viatge. Multiplica’l pels viatges que fa la teva empresa al mes i tens el veritable cost de gestionar-lo internament. Eixes hores tornen al teu equip el dia que deixes de fer-ho tu.
Negociació que no tindries pel teu compte
Una agència de viatges corporatius afegeix el volum de moltes empreses i accedeix a tarifes, condicions de flexibilitat i avantatges que no estan disponibles reservant de manera solta en un cercador.
Menys càrrega administrativa
Una factura en lloc de desenes de justificants, menys bestretes amb targeta personal, menys notes de despesa per revisar i un tancament mensual que deixa de ser un problema recurrent.
Gestionant-ho internament
- Hores del teu equip dedicades a comparar i reservar
- Despesa repartida entre targetes, webs i proveïdors
- Política de viatge que existeix en un PDF i poca cosa més
- Incidències resoltes pel viatger mateix, a la seva manera
- Tancament comptable a base de tiquets i notes de despesa
Amb Ótravel gestionant els teus viatges
- El teu equip demana el viatge i segueix amb la seva feina
- Tota la despesa centralitzada i traçable
- Política aplicada de forma automàtica a cada reserva
- Incidències resoltes per qui coneix la reserva
- Factura única mensual i informe llest per a comptabilitat
El teu Travel Management Company a Espanya
Una travel management company -TMC, o gestora de viatges corporatius- no és el mateix que l’agència de la cantonada que et ven un paquet a Punta Cana. Una agència tradicional et reserva un viatge. Una TMC gestiona el programa de viatges de la teva empresa: les regles, la despesa, els proveïdors, la seguretat de qui viatja i les dades que necessites per decidir l’any que ve.
Treballem com a TMC per a empreses de tot Espanya, amb l’avantatge de ser un equip petit i accessible: parles sempre amb la mateixa persona, no amb el departament que li toqui aquell dia. Gran en acords i eines, proper al tracte.
Agència de viatges tradicional
- Reserva viatge a viatge, sense visió de conjunt
- Horari comercial i poca cosa més
- Sense política de viatge ni control de despesa
- Factura per reserva
- Sense dades ni informes que puguis analitzar
Travel Management Company
- Gestiona el programa complet de viatges de l'empresa
- Assistència també fora d'horari mentre es viatja
- Aplica la teva política i optimitza el cost per viatge
- Facturació centralitzada i conciliació mensual
- Reporting, deure protecció i control de riscos
Per què escollir la nostra agència de viatges corporatius?
No et direm que som la millor agència de viatges per a empreses. Preferim explicar-te què fem diferent i que ho jutgis tu.
01
Una persona assignada al teu compte que coneix com viatja el teu equip, quina aerolínia prefereix el teu director comercial i en quin hotel de Bilbao us quedeu sempre. Sense repetir el context cada cop.
02
El valor duna agència es veu quan alguna cosa es trenca. Vol cancel·lat, vaga, un client que avança la reunió: reprogramem amb el viatger, en el moment, sense que s’hagi d’apanyar només en una terminal.
03
Comparem, negociem, recuperem bitllets no volats i revisem amb tu les desviacions. L’objectiu no és la tarifa més barata: és el millor cost total pel viatge que la teva empresa necessita fer.
04
Plataforma d’autorreserva amb la vostra política ja configurada per a allò rutinari, i una persona al telèfon per a tot allò que una eina no sap resoldre. Ni tot automàtic ni tot manual.
05
Informes per viatger, projecte, client o centre de cost, en un format que pots portar directament a direcció oa comptabilitat sense haver de refer-ho en un full de càlcul.
06
Sabem la diferència entre un viatge de lleure i un de feina: la tarifa flexible que surt a compte, l’hotel que factura a empresa sense discutir i el vol que permet tornar el mateix dia.
07
Des d´un AVE Girona–Madrid fins a una ruta amb tres escales i visat. Treballem amb proveïdors i corresponsals a tot el món, amb les mateixes condicions i el mateix interlocutor.
08
Ens encarreguem del canvi: recollim les vostres tarifes i acords actuals, configurem la política i acompanyem l’equip les primeres setmanes fins que tot funciona tot sol.
Agència de viatges de negocis: preus i model de servei
No publiquem una tarifa tancada perquè seria mentir: no costa el mateix gestionar deu viatges nacionals cada any que dos-cents internacionals amb visats i aprovacions. El que sí que podem fer és explicar-te com es calcula, quins models existeixen i què esperar de cadascú, perquè puguis comparar propostes amb criteri.
Fee per servei
Pagues un import fix per a cada gestió: una emissió de bitllet, una reserva d’hotel, un canvi. Sense quotes mensuals.
- Ideal si el volum és irregular o estacional
- Cost totalment proporcional a l'ús
- Transparent: saps què pagues per cada gestió
El més habitual
Un import fix al mes que cobreix un volum acordat de gestions i el servei complet del compte.
- Per a empreses amb volum alt i estable
- Cost previsible per pressupostar l'any
- Sol incloure reporting ampliat i revisió periòdica
Una part del servei es remunera via comissió de proveïdor i una altra mitjançant fee, ajustant-ne el cost visible per a l’empresa.
- Útil quan hi ha molt hotel i poc aeri
- Redueix el cost directe de gestió
- T'expliquem sempre d'on surt cada euro
De què depèn el cost
- El nombre de viatges al mes o any i quants viatgers els fan
- La proporció entre nacional i internacional i la complexitat de les rutes
- Quants canvis i cancel·lacions genera el vostre tipus d'activitat
- El nivell de reporting i la freqüència de les revisions de despesa
- Si cal cobrir emergències 24/7 o n'hi ha prou amb horari d'oficina ampliat
- Si necessiteu plataforma d'autorreserva, aprovacions o integració amb l'ERP
Com preparem la teva proposta
01
Volum aproximat, destinacions, qui decideix i què us costa més temps avui.
02
Si ens ho facilites, revisem un històric recent per veure on hi ha marge real.
03
Amb labast del servei, el model de remuneració i el cost estimat per escrit.
04
Afinem allò que calgui i planifiquem la transició sense tallar l’operativa.
Preguntes freqüents sobre viatges corporatius
Què fa una agència de viatges per a empreses?
S’encarrega d’organitzar i gestionar tots els desplaçaments professionals d’una empresa: cercar i reservar vols, hotels, trens, trasllats i lloguer de vehicles, aplicar la política de viatge, resoldre canvis i incidències mentre l’empleat és fora i centralitzar la facturació. A diferència de reservar pel vostre compte, una agència corporativa assumeix la gestió completa i aporta control de la despesa, dades i una persona responsable del compte.
Quins avantatges té contractar una agència de viatges corporatius?
Les principals són quatre: estalvi de temps per a l’equip que avui reserva els viatges, accés a tarifes i condicions negociades que no estan disponibles reservant soltament, control real de la despesa gràcies a la facturació centralitzada i el reporting, i assistència quan alguna cosa falla durant el viatge. A partir de cert volum, allò que s’estalvia en hores de gestió i en incidències mal resoltes sol superar el cost del servei.
Quan costa una agència de viatges de negocis?
Depèn del model de servei i del volum. Els tres esquemes més habituals són un fee fix per gestió (emissió, reserva o canvi), una quota mensual que cobreix un volum acordat, o un model mixt en què part del servei es remunera via comissió de proveïdor. El cost final varia segons el nombre de viatges, la proporció d’internacional, quants canvis genereu i si necessiteu plataforma d’autorreserva o suport 24/7. Et preparem una proposta tancada i sense compromís amb les dades reals.
Què és una Travel Management Company?
Una Travel Management Company (TMC) és una agència especialitzada en gestionar el programa de viatges d’una empresa, no només en vendre reserves soltes. A més de reservar, defineix i aplica la política de viatge, negocia amb proveïdors, controla i reporta la despesa, dóna assistència al viatger durant el trajecte i assumeix la responsabilitat de saber on és cada empleat desplaçat. En espanyol se l’anomena també gestora de viatges corporatius.
Com podem reduir el cost dels viatges d'empresa?
Amb una combinació de coses poc espectaculars que sumades es noten: reservar amb més antelació, tenir una política de viatge que es compleixi de debò, concentrar el volum en menys proveïdors per negociar millor, triar la tarifa flexible només quan compensa, recuperar els bitllets no volats i revisar cada trimestre en què s’està desviant la despesa. La part difícil no és saber-ho, és aplicar-ho de forma sistemàtica a cada reserva: això és just el que fa una TMC.
Quina diferència hi ha entre una agència de viatges i una TMC?
Una agència de viatges tradicional treballa viatge a viatge: li demanes una reserva i te la gestiona. Una TMC treballa sobre el programa complet de l?empresa: regles de despesa, proveïdors preferents, aprovacions, seguretat del viatger, facturació única i dades per decidir. La diferència pràctica és que l‟agència respon a peticions i la TMC gestiona un servei continuat amb una persona assignada i objectius d‟estalvi.
Com sol·licitar un pressupost per gestionar els viatges duna empresa?
Ompliu el formulari d’aquesta pàgina amb les dades de la vostra empresa, el nombre aproximat de viatgers, la freqüència dels viatges i les destinacions habituals; també pots trucar-nos o escriure’ns per WhatsApp. Et contactarà una persona de l’equip per entendre com viatgeu i, si ens facilites un històric recent de despesa, podrem ser molt més precisos. La proposta s’envia per escrit, sense cap cost i sense compromís.